Deliberazione del Consiglio Comunale n°203 del 20 ottobre 2003
Art.1
Oggetto e ambito di applicazione del regolamento
Il presente regolamento disciplina l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi e alle informazioni stabilmente detenute, in relazione alle attività dell’
Amministrazione comunale, sia a livello centrale che decentrato.
Le istituzioni, le Autorità di garanzia, controllo e vigilanza, le aziende, i consorzi, le
società o altri enti e organismi istituiti, partecipati dalla Amministrazione comunale o
che gestiscono servizi pubblici locali in affidamento, consentono l’esercizio del diritto di
accesso ispirandosi ai principi contenuti nel presente regolamento e, ove titolari di
autonomo potere di organizzazione, adottano proprie disposizioni in conformità a quanto stabilito dal presente regolamento.
Il diritto di accesso si intende realizzato con la pubblicazione all’Albo Pretorio o altra
forma di pubblicità prescritta per gli atti dell’Amministrazione, compresa la pubblicità
mediante strumenti informatici, elettronici e telematici dei documenti cui sia consentito
l’accesso secondo le modalità previste dalla legge e dal presente regolamento.
Il diritto di accesso è esercitato, secondo le modalità ed i limiti di cui al presente
regolamento, mediante richiesta di informazioni sullo stato degli atti e delle procedure,
esame e/o estrazione, di copia dei documenti e degli atti formati o detenuti stabilmente dall’ Amministrazione, anche interni, di carattere istruttorio o inerenti ad attività private ovvero non formati da questa, purché stabilmente detenuti o utilizzati ai fini dell’ attività amministrativa o collegati all’assolvimento dei compiti istituzionali dell’ Amministrazione medesima.
È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti,
anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa.
Art.2
Tutti i documenti e gli atti dell’ Amministrazione Comunale sono pubblici, ad eccezione
di quelli riservati per espressa indicazione di legge, o del presente regolamento ovvero
per effetto di una temporanea e motivata dichiarazione del Sindaco che ne vieti
l’esibizione.
Tutti i cittadini hanno diritto di accedere liberamente agli atti e documenti soggetti a
pubblicazione, ai sensi dell’art. 1O comma 4 del D.Lgs. del 18 agosto 2000 n. 267.
Il diritto di accesso si esercita con riferimento all’interesse personale e concreto del
richiedente con particolare riguardo alla idoneità degli atti e dei documenti di produrre
effetti diretti o indiretti nei suoi confronti nonché in relazione alla tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti dell’istante. Le disposizioni di cui al presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, ad
associazioni, comitati ed organizzazioni senza fini di lucro, costituiti, ai sensi del loro
ordinamento interno, per la tutela degli interessi diffusi e collettivi di cui sono
portatori.
L’interesse all’accesso è valutato considerata la sua relazione con l’oggetto della
richiesta, rimanendo esclusa ogni valutazione in ordine alla fondatezza o ammissibilità di
eventuali domande giudiziali che potrebbero essere proposte dal richiedente o della
sussistenza di eventuali lesioni di posizioni giuridiche soggettive, tenendo conto della
normativa vigente sulla riservatezza.
In caso di diniego o di differimento, al richiedente, è data informazione delle modalità e
dei termini delle tutele esperibili presso il Difensore Civico comunale ovvero presso gli
organi di giustizia amministrativa.
Art.3
Informazione istituzionale
Nel rispetto delle disposizioni normative e statutarie, il Comune di Roma cura
l’informazione degli appartenenti alla comunità cittadina, con particolare riferimento
agli atti fondamentali, quali:
lo Statuto comunale ed i regolamenti comunali;
le linee programmatiche del Sindaco ed il rapporto sullo stato della Città;
i bilanci preventivi e consuntivi nonché il conto consolidato patrimoniale di
inizio e di fine mandato;
gli strumenti di pianificazione territoriale ed urbanistica proposti al Consiglio Comunale;
le procedure di valutazione d’impatto ambientale in corso e sulle relazioni conseguenti,
quando attengano ad opere di rilevante interesse per la città di Roma;
gli atti di indirizzo in materia ambientale e sociale;
le procedure per la concertazione degli orari di uffici, servizi, esercizi
commerciali ed aziende pubbliche o private;
le iniziative relative ai rapporti tra pubblica amministrazione e cittadini;
gli interventi comunali a favore delle persone portatrici di handicap.
Nel rispetto della normativa in materia di riservatezza di cui alla legge 675/96, sono
liberamente consultabili sul sito Internet del Comune di Roma:
a) le deliberazioni del Consiglio Comunale, della Giunta Comunale e dei Municipi;
b) le mozioni e gli ordini del giorno approvati dal Consiglio Comunale; c) le ordinanze del Sindaco;
d) le determinazioni adottate dai dirigenti degli uffici centrali e decentrati di
significativa rilevanza esterna e, tra quelle in materia di affidamento di forniture,
servizi e lavori pubblici, le determinazioni la cui spesa superi l’importo di Euro 50.000,00
(cinquantamila/OO).
La pubblicazione dei testi sul sito Internet non ha carattere di ufficialità.
Sono pubblicati sul Bollettino Comunale i seguenti atti:
a) i testi coordinati dei principali regolamenti comunali;
b) le principali deliberazioni e mozioni approvate dal Consiglio Comunale;
d) le interrogazioni e le interpellanze di iniziativa popolare rivolte al Sindaco e le
relative risposte;
d) le interrogazioni e le interpellanze di iniziativa popolare rivolte al Sindaco e le
relative risposte;
e) le proposte di deliberazione di iniziativa consiliare e popolare;
f) le richieste di referendum popolare e le deliberazioni della Commissione per i
Referendum.
Sono altresì pubblicate sul Bollettino le comunicazioni relative ad iniziative di interesse
collettivo realizzate dalle associazioni ed organizzazioni di volontariato che collaborano
alle attività e ai servizi comunali.
Il Bollettino Comunale è pubblicato anche per via telematica con frequenza bimestrale
e reca gli atti del bimestre precedente a quello di uscita. Il Bollettino è distribuito
gratuitamente presso gli Uffici Relazioni con il Pubblico.
Art.4
Domanda di accesso formale e informale
La domanda di accesso può essere presentata presso qualsiasi Ufficio Relazioni con il
Pubblico dell’ Amministrazione comunale. In caso di assenza di U.R.P. qualsiasi altro
Ufficio della macrostruttura è tenuto a ricevere la domanda di accesso.
La domanda, salvo per gli atti soggetti a pubblicazione di cui all’art. 1 comma 3, deve
essere motivata con riferimento all’interesse personale e concreto che determina la
richiesta dell’istante, nel rispetto dei principi richiamati nell’ art. 2, comma 3.
L’interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli
elementi che, con sufficiente approssimazione, ne consentano l’individuazione,
specificare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta ed esibire idoneo documento
di identità in corso di validità. Alle richieste inviate via fax o posta ordinaria deve essere
allegata fotocopia del documento di identità del richiedente. Per gli enti portatori di interessi diffusi e collettivi di cui all’art. 2, comma 4, la
motivazione è costituita dall’interesse vantato corre lato alle finalità statutarie.
Nel caso in cui la domanda sia presentata da un terzo, quale delegato dell’avente diritto,
il delegato dovrà indicare, oltre ai propri dati personali, anche quelli del proprio
delegante, allegando copia di un documento dello stesso ed una delega in carta
semplice.
Art.5
Accesso informale
Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta anche verbale, rivolta
all’ufficio competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo
stabilmente.
L’interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli
elementi che ne consentano l’individuazione, specificare e , ove occorra, comprovare
l’interesse connesso all’oggetto della richiesta, far constare della propria identità,
ovvero dei propri poteri rappresentativi.
La richiesta, esaminata immediatamente e senza difficoltà, è accolta mediante rilascio
di informazioni relative allo stato degli atti e delle procedure, indicazione della
pubblicazione contenente le notizie, esibizione dell’atto o del documento ed estrazione
di copie.
Art.6
Accesso formale
Il diritto di accesso si esercita in modo formale qualora non sia possibile l’accoglimento
immediato della richiesta di visione e/o di estrazione di copie poiché comporta un
‘istruttoria complessa e uno specifico iter procedurale, ovvero sorgano dubbi sulla
legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla
sussistenza dell’interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite
o sull’accessibilità del documento.
In ogni caso, il richiedente può sempre presentare richiesta formale, di cui l’ufficio è
tenuto a rilasciare ricevuta.
La domanda di accesso si presenta utilizzando appositi moduli predisposti dall’
Amministrazione Comunale e comunque reperibili presso gli Uffici Relazioni con il
Pubblico unitamente ai modelli di ricevuta, ovvero nel sito Internet del Comune di
Roma. La domanda può essere presentata anche attraverso fax e posta ordinaria con
allegata fotocopia del documento di identità del richiedente.
La richiesta formale presentata ad ufficio diverso da quello che ha formato l’atto
conclusivo del procedimento o che lo detiene stabilmente è, previa informazione resa al
richiedente, trasmessa immediatamente, e comunque non oltre tre giorni lavorativi dal
ricevimento della richiesta, all’ufficio competente.
Il ritiro della copia dei documenti e degli atti avviene, di noffi1a, presso l’ufficio dove è
stata presentata la domanda. Al richiedente è data comunicazione dell’ufficio competente, se diverso da quello di
presentazione della domanda, ove procedere all’esame del documento o dell’ atto, delle
modalità dell’ esame medesimo e, eventualmente, delle modalità del ritiro della copia
del documento o dell’ atto oggetto della richiesta, nonché dei relativi costi.
Qualora sia espressamente indicato nella domanda e ove non ostino motivi di carattere
organizzativo o tecnico, la copia dei documenti o degli atti oggetto della richiesta può
essere rilasciata attraverso riproduzione su supporti informatici (floppy disk o cd-rom)
forniti dal richiedente al momento della presentazione della domanda ovvero può essere
trasmessa all’interessato via posta elettronica.
Art.7
Modalità per l’accesso
L’accoglimento della domanda di accesso ad un documento comporta, fatte salve le
eccezioni stabilite da leggi o regolamenti, la facoltà di accesso agli altri documenti ed
atti dallo stesso richiamati ed individuati, appartenenti allo stesso procedimento,
mediante semplice richiesta verbale. In tal caso, ove non sia possibile procedere ad
accesso informale, si procede all’accesso formale con le modalità per esso previste.
L’esame dei documenti avviene di norma presso l’ufficio al quale la domanda è rivolta.
Qualora detto ufficio non detenga il documento richiesto, provvede, ove possibile, ad
acquisirlo ed a comunicare al cittadino i tempi di risposta ovvero, in caso di materiale
impossibilità a trasferire il relativo fascicolo, provvede ad indicare all’interessato
l’ufficio detentore del documento.
L’esame avviene nelle ore di apertura al pubblico, alla presenza di personale addetto.
Nel corso dell’esame è fatto divieto di asportare i documenti dal luogo presso il quale
sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.
L’esame dei documenti è effettuato dal richiedente o dal delegato anche con l’eventuale
accompagnamento di altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono
essere poi registrate in calce alla richiesta.
Compatibilmente con la normale funzionalità degli uffici, l’interessato può prendere
appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti e gli atti presi in visione.
Art.8
Costi
L’esame dei documenti e degli atti è gratuito. n rilascio di copia è subordinato soltanto
al rimborso del costo di riproduzione, nonché al pagamento dei diritti di ricerca.
A richiesta dell’interessato le copie dei documenti e degli atti formati o detenuti dal
Comune in originale sono rilasciate, previo pagamento dell’ imposta di bollo, con
autenticazione per conformità all’originale. La richiesta deve essere redatta in carta da
bollo. Restano escluse dall’imposta di bollo le domande e le copie dei documenti per i
quali in base alla vigente normativa è prevista l’esenzione.
Qualora il diritto di accesso comporti l’estrazione di copia, il pagamento dei relativi costi
è di norma effettuato presso la ‘struttura preposta alla riscossione dove è presentata la
domanda. Nei casi in cui sia esplicitamente richiesta la trasmissione della copia al recapito indicato dall’istante e ove non ostino motivi di natura tecnica ed organizzativa,
il pagamento potrà avvenire oltre che tramite apposito conto corrente anche mediante
sistemi elettronici.
I costi di riproduzione, di ricerca nonché di trasmissione al cui previo pagamento in ogni
caso sono subordinati il rilascio o la trasmissione dei documenti e degli atti, sono
stabiliti, e periodicamente aggiornati, con apposito provvedimento della Giunta
Comunale.
Art.9
Misure organizzative per l’esercizio del diritto di accesso
Ciascun Dipartimento, Ufficio extradipartimentale nonché i Municipi allestiscono idonei
spazi per consentire l’esercizio del diritto di accesso in condizioni di agibilità e
riservatezza con particolare riguardo ai richiedenti portatori di handicap ed agli anziani.
Il responsabile dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, al fine di facilitare il cittadino
nell’esercizio del diritto di accesso, cura l’informazione e l’orientamento del richiedente,
fornisce assistenza nella predisposizione dell’istanza, individua l’ufficio che detiene il
documento ed inoltra l’istanza di accesso.
Per consentire il più celere ed agevole esercizio del diritto di accesso, di ogni richiesta è
presa nota, con l’indicazione dei dati soggettivi, oggettivi e cronologici della richiesta. A
tal fine, presso ciascuno degli uffici di cui al comma precedente, di norma presso gli
Uffici Relazioni con il Pubblico, è istituito un archivio automatizzato i cui dati
confluiscono nell’archivio centrale istituito presso l’Ufficio Diritti dei Cittadini.
Fino alla realizzazione degli archivi informatici, le informazioni di cui al precedente
comma 2 sono raccolte in appositi archivi cartacei.
L’Ufficio Diritti dei Cittadini cura, sulla base delle segnaI azioni degli uffici
dell’amministrazione e dei richiedenti, l’adeguamento delle disposizioni del presente
regolamento. Provvede inoltre a verifiche periodiche dello stato di attuazione del diritto
di accesso e fornisce, a richiesta degli uffici, chiarimenti ed ausili conoscitivi sulle
problematiche dell’accesso.
Il responsabile dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico, ove costituito ha la responsabilità
dell’attività di monitoraggio del servizio prestato e del grado di soddisfazione dell’utenza
in ordine al quale formula un rendiconto semestrale. Tale rendiconto semestrale viene
trasmesso al Direttore, che provvede ad inoltrarlo all’Ufficio Diritti dei Cittadini,
all’Ufficio Controllo Interno ed al Presidente del Municipio o all’Assessore competente.
Il regolare svolgimento del diritto di accesso concorre, ai fini della valutazione
dell’attività dirigenziale/effettuata dall’Ufficio di Controllo Interno.
Art.10
Modalità della risposta a domanda di accesso formale
Esclusivamente in relazione all’accesso formale, il termine per l’esame e il rilascio di
copia del documento, o per l’eventuale diniego, non può essere superiore a dieci giorni
lavorativi nel caso in cui la richiesta sia avanzata all’ufficio competente che detiene l’atto o all’Ufficio Relazioni con il Pubblico della stessa macrostruttura. Nel caso in cui la
richiesta sia presentata ad un ufficio appartenente a diversa macrostruttura da quella
nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso, il termine suddetto è di quindici
giorni lavorativi, anche per la richiesta di sola visione.
Qualora sussistano eccezionali ragioni di carattere tecnico-organizzativo, il responsabile
dell’ufficio può fissare un termine non superiore in ogni caso a trenta giorni consecutivi
informandone il richiedente, con espressa indicazione dei motivi.
Ove la richiesta sia ritenuta irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento di
accesso agli atti è tenuto a dame tempestiva comunicazione, comunque non oltre 1O
giorni dalla ricezione da parte dell’ufficio competente, al richiedente con raccomandata
od altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione. Il termine del procedimento ricomincia
a decorrere dalla ricezione della richiesta perfezionata.
Il Responsabile della struttura che detiene l’atto oggetto del procedimento di accesso è
responsabile della messa a disposizione del documento nei tempi stabiliti.
Art.11
Responsabile del procedimento
Il responsabile del procedimento di accesso è il Dirigente preposto all’unità organizzativa
competente a formare l’atto o a detenerlo stabilmente, o, su designazione di questi,
altro dipendente di categoria non inferiore alla D.
Per tutti i procedimenti di accesso che possono esaurirsi presso l’Ufficio Relazioni con il
Pubblico, responsabile del procedimento è il soggetto preposto a detto Ufficio.
Art.12
Esclusione
L’esercizio del diritto di accesso è escluso nei casi di segreto o di divieto di divulgazione
previsti dall’ordinamento.
Salvo deroghe previste da specifiche disposizioni di legge, non è ammesso l’accesso agli
atti preparatori nel corso della formazione di atti normativi, amministrativi generali, di
pianificazione e di programmazione.
Sono altresì sottratti all’accesso, nei limiti e nell’ ambito della loro connessione, i
documenti contenenti informazioni relative agli interessi indicati dall’ art. 24, comma 2,
della legge 7 agosto 1990, n. 241.
Sono esclusi dall’ accesso, oltre ai dati sensibili di cui all’art. 22 della legge n. 675/96, i
documenti riguardanti la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, di persone
giuridiche, gruppi, imprese o associazioni, con particolare riferimento agii interessi
epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in
concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all’amministrazione dagli stessi
soggetti cui si riferiscono. E’ comunque garantito a coloro che ne abbiano interesse e che
ne facciano motivata richiesta la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui
conoscenza sia strettamente necessaria per la cura e la difesa di interessi giuridicamente rilevanti, adottando le necessarie cautele atte a contemperare l’esigenza
di riservatezza con il diritto all’accesso.
Non sono ammesse richieste generiche relative ad intere categorie di documenti che
comportino lo svolgimento di attività di indagine ed elaborazione da parte degli uffici
comunali.
Le categorie degli atti sottratti all’accesso, soggette a periodica verifica e ad
aggiornamento, sono indicate nell’ elenco allegato sub A) che costituisce parte
integrante del presente regolamento.
L’Ufficio Diritti dei Cittadini attraverso verifiche periodiche e forme di consultazione
degli uffici comunali evidenzia le principali problematiche incidenti sull’attività dei
Dipartimenti, degli Uffici extradipartimentali e dei Municipi e propone le eventuali
modifiche e/o integrazioni regolamentari da sottoporre all’esame e all’approvazione del
competente organo deliberante.
Art.13
Limitazioni
In alternativa all’esclusione e previa informazione resa al richiedente, entro i termini di
risposta di cui al comma 1 dell’ art. 10, dal responsabile del procedimento, i documenti
di cui al precedente articolo 12, ad eccezione di quelli di cui al comma 1 che restano
esclusi, possono essere ammessi all’esame o rilasciati in copia al richiedente previo
occultamento dei soli dati la cui conoscenza costituisca effettivo pregiudizio agli
interessi richiamati all’ articolo 12.
Art.14
Differimento
Ad eccezione dei documenti per i quali il segreto o il divieto di divulgazione è stabilito
dalla legge o da regolamenti, si dà luogo a differimento dell’ accesso in tutti i casi in cui
le esigenze di salvaguardia degli interessi di cui al precedente articolo 12 possano essere
assicurate in via temporanea. Il differimento ha durata massima di un anno, ma può
essere reiterato, con successivi provvedimenti, finché permangono le esigenze di
temporanea salvaguardia degli interessi di cui all’articolo 12.
Il differimento è altresì opponibile in relazione a documenti la cui conoscenza possa
impedire, compromettere o gravemente ostacolare il buon andamento dell’ azione
amministrativa. L’atto con il quale è disposto il differimento dell’accesso ne indica la
durata che non può eccedere il termine di un anno. In tal caso, il differimento non può
essere reiterato che una sola volta.
Il differimento è altresì disposto per le categorie degli atti indicati nell’ elenco allegato
B) nei limiti dallo stesso indicati.
Anche per il differimento, le modalità dirette alle modifiche e/o integrazioni
dell’allegato avvengono con le modalità previste al comma 7 dell’art. 12 del presente
regolamento. Art.15
Modalità dell’esclusione, della limitazione e del differimento
L’esclusione, la limitazione e il differimento all’ accesso sono disposti, nei casi previsti
dalla legge e dal presente regolamento, con determinazione dirigenziale vistata dal
Direttore Apicale. Il Dirigente che dispone l’esclusione, la limitazione o il differimento
informa tempestivamente, il Presidente del Municipio o l’Assessore Comunale
competente, inviando, agli stessi, copia della determinazione dirigenziale.
L’atto che dispone l’esclusione, il differimento e le necessarie limitazioni, reca sempre la
motivazione con specifico riferimento alla normativa vigente, alla categoria di interessi
ed alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come
proposta.
Art.16
Divieto di esibizione
Il Sindaco può, con temporanea e motivata dichiarazione, vietare l’esibizione dei
documenti amministrativi di cui al comma 4 dell’art. 12, ove la loro diffusione possa
pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese.
La dichiarazione del Sindaco di cui al comma 1 ne indica la durata che non può eccedere
il termine di un anno.
Il Sindaco può delegare la potestà di cui al primo comma agli Assessori e ai Presidenti
dei Municipi in relazione alla sovrintendenza esercitata sull’ufficio competente a
consentire l’accesso.
Art.17
Rettifica di informazioni
Qualora, esercitando il diritto di accesso, il richiedente venga a conoscenza di
informazioni che lo riguardano, ha diritto di ottenere dall’ Amministrazione comunale
nonché dai soggetti di cui al comma 2 dell’ articolo 1, presentando istanza presso il
medesimo ufficio dove è stato esercitato il diritto di accesso, la correzione delle
informazioni errate, la integrazione di quelle parziali o incomplete, ovvero la
eliminazione di quelle errate, illegittimamente raccolte o contrastanti con le finalità del
documento amministrativo esaminato.
Art.18
Difensore civico
Gli atti relativi all’esclusione, alla limitazione ovvero al differimento dell’accesso sono
trasmessi al Difensore Civico.
Art.19
Ricorsi avverso provvedimenti negativi dell’accesso
Contro i provvedimenti di rifiuto espresso o di limitazione e differimento dell’ accesso e
laddove sia inutilmente trascorso il termine di trenta giorni dalla richiesta di accesso
formale, è possibile presentare ricorso al Tribunale Amministrativa Regionale oppure chiedere al Difensore Civico che sia riesaminato il diniego con le modalità previste dal
Regolamento sul Difensore Civico.
Nel caso di richiesta di riesame rivolta al Difensore Civico, il termine di trenta giorni
fissato dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, per proporre ricorso al Tribunale
Amministrativo Regionale avverso le determinazioni negative dell’accesso, anche in
parte o per risposta inevasa entro il termine previsti, decorre dalla data di ricevimento
dell’ esito dell’ istanza al Difensore Civico da questi tempestivamente comunicato
all’interessato.
Art.20
Ambito e criteri dell’accesso degli Amministratori
Il diritto di accesso degli Amministratori comunali e municipali è esercitato nel l” ambito
della carica ricoperta.
Gli Amministratori comunali e municipali hanno diritto di ottenere dagli uffici
dell’amministrazione comunale, centrale e decentrata, nonché da enti, istituzioni e dagli
altri gestori di servizi pubblici locali, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso,
utili all’espletamento del mandato, ferme restando le disposizioni di cui agli articoli 12,
comma 6, e 14, comma 3, del presente regolamento.
Compatibilmente con la normale funzionalità degli uffici e con l’erogazione dei servizi
all’utenza, gli uffici adeguano i propri comportamenti a criteri di leale collaborazione
con gli Amministratori e ne agevolano l’accesso agli atti da loro formati o detenuti senza
opposizione del segreto di ufficio.
Art.21
Modalità dell’accesso degli Amministratori
L’accesso agli atti e documenti, nella forma della visione ed estrazione di copia, è
ammesso sulla base della sola dichiarazione di connessione con l’esercizio del mandato e
previa registrazione dell’ avvenuto accesso nelle forme utilizzate, senza che siano
necessarie formalità ulteriori. Resta fermo l’obbligo del pagamento dell’ imposta di
bollo, fatti salvi i casi in cui la richiesta sia inoltrata in relazione alla carica ricoperta.
L’Amministratore è ammesso all’accesso anche ove il documento o l’atto oggetto della
richiesta di cui chiede l’esame o l’estrazione di copia non sia precisamente indicato,
purché fornisca elementi sufficienti da consentirne l’identificazione.
Il responsabile del procedimento, ove per motivate esigenze organizzative non sia
possibile procedere immediatamente all’accesso, concorda con l’Amministratore
richiedente i tempi, con termine anche superiore a quello fissato al precedente art. lO,
comma 2, e le modalità dell’ accesso medesimo prevedendo condizioni più agevoli e di
minore onerosità per l’Amministrazione.
Gli Amministratori sono tenuti al segreto d’ufficio nei casi specificamente determinati
dalla legge.
Art.22
Norme finali Restano salve le disposizioni normative specifiche che ampliano condizioni, casi e
modalità del diritto di accesso ed in particolare il Decreto legislativo 24 febbraio 1997
n°39 in tema di ambiente e successive modifiche.
Allegato A
Documenti esclusi dal diritto di accesso
Sono sottratti all’ accesso, nei limiti stabiliti dall’ art. 12 del presente regolamento, le
seguenti categorie di atti e documenti amministrativi formati o comunque detenuti dal
Comune ai fini dell’attività amministrativa:
A) documenti inaccessibili per motivi di ordine e sicurezza pubblica, per fini di
prevenzione e repressione della criminalità o per la tutela del segreto istruttorio:
A1) relazioni di servizio ed altri documenti relativi ad attività istruttorie finalizzate alla
adozione di provvedimenti di competenza dell’ Autorità di Pubblica Sicurezza;
A2) documenti attinenti all’ organizzazione ed al funzionamento della polizia municipale
ed all’impiego dei relativi addetti relativamente alla programmazione dell’ attività di
vigilanza e di controllo ed alle operazioni che vengono effettuate anche in
collaborazione con le forze di polizia;
A3) documenti relativi alla protezione e custodia delle armi in dotazione della polizia
municipale nonché alla sicurezza delle sedi e delle infrastrutture degli uffici del
Comune;
A4) documenti relativi alla descrizione progettuale e funzionale di edifici adibiti ad
installazioni militari a sedi di uffici ed organi con compiti di tutela dell’ordine pubblico e
repressione della criminalità;
A5) documenti relativi alla descrizione progettuale e funzionale di edifici destinati
all’attività di imprese a rischio di incidente rilevante e di edifici destinati all’esercizio
dell’ attività creditizia e valutaria;
A6) elaborati tecnico-progettuali e documentazione connessa relativamente ai lavori di
installazione di sistemi di sicurezza riguardanti edifici pubblici e privati; A 7) documenti
sottoposti a sequestro per ordine dell’ autorità giudiziaria.
B) documenti inaccessibili per previsione normativa e in particolare:
B1) relazioni riservate per disposizioni di legge dei direttori dei lavori e dei collaudatori
di opere pubbliche, dei servizi e delle forniture;
B2) pareri legali espressi dall’ Avvocatura Comunale o altri pareri espressi da consulenti
giuridici o tecnici in relazione ad una lite in potenza o in atto e la corrispondenza
inerente;
B3) atti difensivi posti in essere nel corso di giudizi e la corrispondenza inerente;
C) documenti inaccessibili per assicurare la riservatezza di terzi, persone. gruppi o
imprese ed in particolare: C1) provvedimenti relativi al trattamento sanitario obbligatorio e documenti allegati;
C2) se richiesti da terzi i documenti relativi:
-alle situazioni personali familiari dei cittadini risultanti dagli atti dell’ anagrafe e dallo
stato civile la cui riservatezza è stabilita dalla legge (adozione, affido familiare,
paternità e maternità, cambiamento di sesso,
etc.);
-allo stato di servizio, agli accertamenti medici e della salute del personale dipendente,
ai procedimenti disciplinari ed alle richieste ad essi preliminari;
C3) documenti o parti di documenti che contengono dati sensibili, di cui all’art.22 della
Legge 31 dicembre 1996, n. 675 e successive modifiche e integrazioni, nei limiti previsti
dalla legge stessa;
C4) corrispondenza tra privati ed atti provenienti da soggetti privati non utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa.
D) Documenti inaccessibili per motivi di riservatezza:
DI) atti di pro movimento di azioni di responsabilità erariale o penale di fronte alle
competenti Autorità giudiziarie
D2) relazioni e rapporti redatti su richiesta delle Procure della Corte dei Conti o
comunque connessi all’espletamento dell’attività istruttoria della suddetta Autorità;
Sono esclusi dal diritto di accesso i documenti che altre amministrazioni escludono dall’
accesso e che l’Amministrazione detiene in quanto atti di un procedimento di propria
competenza.
Allegato B
Documenti per i quali l’accesso è differito
A) Quando fanno parte del procedimento, denuncie amministrative, esposti, segnalazioni
comunque denominate, a seguito delle quali l’amministrazione abbia attivato una
attività istruttoria di natura ispettiva, di verifica o di controllo fino al momento in cui il
procedimento non sia definito con provvedimento che eroga sanzioni amministrative
anche di natura pecuniaria ovvero con l’ archivi azione. Laddove il procedimento attivato
a seguito di denuncia amministrativa, esposto, segnalazione comunque denominate, sia
oggetto di informativa all’autorità giudiziaria, devono essere sottratti all’accesso tali atti
propulsivi o comunque, gli altri documenti facenti parte del procedimento medesimo,
oggetto di informativa, sino alle determinazioni dell’ autorità giudiziaria medesima o,
comunque, sino al momento in cui tali documenti non debbano più ritenersi secretati.
B) Ai sensi dell’art.22 della legge Il febbraio 1994, n.IO9:
1. l’elenco dei soggetti che hanno presentato offerte nel caso di pubblici incanti, prima
della scadenza del termine per la presentazione delle medesime; 2. l’elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro
interesse nei casi di licitazione privata, di appalto- concorso o di gara informale che
precede la trattativa privata, prima della comunicazione ufficiale da parte del soggetto
appaltante o concedente dei candidati da invitare ovvero del soggetto individuato per
l’affidamento a trattativa privata.
C) I documenti dei procedimenti concorsuali fino alla definizione delle singole fasi subprocedimentali.
D) I documenti relativi all’attività istruttoria per la valutazione del personale fino alla
conclusione del relativo procedimento.
E) Le offerte, compresi i relativi allegati, presentate nel corso di procedure contrattuali
quali pubblici incanti, licitazioni private, appalto-concorso e trattative private esperite
dall’ Amministrazione, nonché i verbali delle Commissioni nominate per la valutazione di
dette offerte, sino alla comunicazione dell’ avvenuta aggiudicazione della gara o della
fornitura.